مهارت مدیریت زمان

مهارت مدیریت زمان چه هست و چه نیست؟

مدیریت زمان فرآیند نظم بخشیدن و برنامه ریزی برای تعیین چگونگی تقسیم زمان به منظور انجام فعالیت های خاص است.

با یادگیری صحیح مدیریت زمان می توانید هوشمندانه تر کار کنید و نه سخت تر!

معمولا اکثریت ما فکر می کنیم در طول یک روز زمان کافی برای انجام همه کارها وجود ندارد، از طرفی افرادی را می بینیم که به همه کارهای خود در طول روز می رسند! چطور ممکن است که برخی از افراد کارایی‌شان بیشتر از دیگران است؟ پاسخ این سوال در مدیریت درست زمان نهفته است.

بسیاری از افراد برای مدیریت زمان خود، به دنبال محاسبه زمان صرف شده برای فعالیت های مختلف هستند به طور مثال:

• زمان صرف شده برای رفت و آمد و صف انتظار
• زمان صرف شده برای دیدن تلویزیون و استفاده از تلفن و فضای مجازی
• زمان صرف شده برای معاشرت با خانواده و دوستان و…

درواقع این افراد به دنبال زمان های تلف شده می گردند و پس از پیدا کردن این زمان ها در جهت استفاده بهینه از آن تلاش می کنند. به طورمثال زمانی که در اتوبوس یا مترو هستند مطالعه می کنند و یا…

استفاده از زمان های تلف شده یا همان زمان های مُرده کار بسیار خوبی است ولی توجه کنید که همه ی این کارها به افزایش کارایی فرد کمک می کند اما الزاما مدیریت زمان فرد را بهبود نمی بخشد.

یعنی چی؟!

با من همراه باش تا بهت بگم.

کارایی (efficiency)

کارایی یعنی اینکه؛ ما همان کارهایی را که قبلا انجام می دادیم، حالا با استفاده از منابع کمتر انجام دهیم.

به طور مثال من قبلا برای انجام یک فعالیتی پنج ساعت زمان صرف می کردم اما الان می توانم در طول چهار ساعت همان کار را انجام دهم

و یا به طور مثال قبلا کاری را به تنهایی در ۷ ساعت تمام می کردم، الان از فرد دیگری کمک می گیرم و همان کار را ۵ ساعته انجام می دهم.

این روش ها همان کارایی است.

بنابراین می توان گفت کارایی پیدا کردن راهکارهایی است برای انجام کارهای قبلی در کمترین زمان یا انرژی مصرفی.

اما یک سوال؟!

آیا واقعا کارهایی که تا الان برای رسیدن به موفقیت‌مان انجام دادیم کارهای درستی بوده؟

آیا این فعالیت ها برای رسیدن به موفقیت کافی بوده؟

آیا کارهای منطقی‌ بوده یا اینکه جزو کارهای غیر موثر به شمار می رود؟

پیشنهاد می‌کنیم مقاله “اشتباهات رایج در مدیریت زمان” را هم مطالعه کنید.

اثربخشی (effectiveness)

• اثربخشی چیست؟

در کنار همه کارهایی که در بالا ذکر شد یک مفهوم مهم دیگری هم به نام اثربخشی وجود دارد.

هر فردی باید بررسی کند که آیا کارهایی که می کند اثربخش نیز هست یا خیر؟

یعنی کاری که می کنیم ما را به هدفی که می خواهیم می رساند یا نه؟

مثلا من می خواهم در کنکور قبول شوم و تمام دغدغه‌ام این است که از زمان بیشترین بهره را ببرم پس در اتوبوس و یا در مدرسه و سرکلاس همزمان با تدریس دبیر چندتا تست حل می کنم و یا خلاصه‌هایم را مرور می کنم. این فعالیت ها شاید به ظاهر کارایی من را افزایش دهد اما آیا اثربخش نیز هست؟ اینکه سرکلاس درس را گوش نمی کنم و تست حل می کنم من را واقعا به هدفم نزدیکتر می کند؟ احتمالا پاسخ نه خواهد بود. بنابراین این کارها با وجود اینکه کارایی ما را بالا می برد اما اثربخش نیست و به همین دلیل در مجموع بهره‌وری ما کاهش می یابد.

و یا به طورمثال فرض کنید می خواهید کسب و کار خودتان را راه بیاندازید و احساس می کنید به شرکت در دوره های مربوط به کسب و کارتان نیاز دارید اما به دلیل نداشتن وقت دوره ها را هنگام رانندگی و در مسیرهای رفت و آمد گوش می کنید تا سرعت عمل‌تان افزایش یابد.

سوال هایی که اینجا مطرح می شود این است که:

آیا شما واقعا به این آموزش ها نیاز داشتید؟ یا اینکه باید برای قدم اول کار دیگری انجام می دادید؟

اگر به این آموزش ها نیاز دارید استفاده از آن هنگام رانندگی می تواند برایتان مفید باشد یا خیر؟

در حقیقت دغدغه انجام بهترین و درست ترین کار برای رسیدن به موفقیت همان اثربخشی است.

موضوع دیگری که باید به آن دقت کنیم این است که ما برای اطمینان از اثربخشی کارمان باید هدف گذاری دقیقی داشته باشیم زیرا بدون داشتن هدف دقیق نمی توانیم مشخص کنیم که آیا کارهایی که می کنیم ما را به هدف‌مان می رساند یا خیر.

(مهارت مدیریت زمان)

تعیین اهداف

همه انسان ها در زندگی خود آرزوها و اهدافی دارند.

اهداف و رویاهای شما در زندگی و کسب و کارتان بسیار تاثیرگذار است. اگر می‌ خواهید به رویاها و خواسته‌ های خود دست پیدا کنید چاره‌ای جز هدف‌ گذاری ندارید. هدف‌ گذاری یک فرآیند بسیار قدرتمند برای تفکر در مورد آینده ایده‌ آل و مدنظر شماست. باید با درک و شناسایی مهمترین ارزش‌ های زندگی خود اهداف خود را تعیین کنید.

مهمترین ارزش‌های هر فردی می‌تواند خانواده، کسب و کار، روابط، معنویات و یا خود شما باشد. برای رسیدن به هر یک از این ارزش‌های مهم باید هدف داشته باشید. داشتن اهداف، رویاهای شما را عملی می‌کند. به ویژه در عصر حاضر که فرصت‌ های نامحدودی در اختیار ماست نیاز به هدف‌گذاری بیشتر احساس و درک می‌ شود چراکه در صورت هدف‌ دار نبودن دچار سردرگمی و پریشانی و از دست رفتن فرصت‌ ها می‌ شویم.

هدف‌ گذاری به شما یک دید کلی از مسیرتان برای تبدیل آرزوها به واقعیت می‌ دهد. با هدف‌ گذاری منابع و داشته‌ های خود را شناسایی می‌ کنید و با اراده کافی به آنچه که می‌ خواهید می‌ رسید.

پیشنهاد: اگر در تعیین اهداف خود نیاز به کمک دارید پیشنهاد می کنم به مقاله هدف‌یابی نگاهی بیاندازید.

بهره‌وری

• بهره‌وری چیست؟

بهره‌وری مجموعه اثربخشی و کارایی است.

ترکیب مفهوم اثربخشی و کارایی یعنی انجام بهترین کار به بهترین روش!

ما برای موفقیت و رسیدن به مهارت مدیریت زمان به استفاده از هردو اثربخشی و کارایی نیاز داریم.

یعنی ما نیاز داریم که مطمئن شویم آیا کاری که انجام می دهیم اثربخش است؟ واقعا ما را به هدفی که دل‌مان می خواهد می رساند؟

سپس به دنبال راهکارهایی باشیم تا کاری که انجام می دهیم را سریعتر و بهتر و با صرف انرژی کمتر به انجام برسانیم.

باتوجه به مفاهیم بالا می توانیم ارتباط بین اثربخشی، کارایی و بهره‌وری را اینطور نشان دهیم:

بهره‌وری = اثربخشی×کارایی

بنابراین بهره‌وری یعنی بتوان با صرف کمترین منابع بهترین عملکرد را داشت.

با آرزوی موفقیت برای همه شما عزیزان