اشتباهات رایج در مدیریت زمان | 5 اشتباه در مدیریت زمان

اشتباهات رایج در مدیریت زمان

مفهوم اصلی مدیریت زمان، مدیریت خود (self managment) در انجام کارهای متعدد در مدت زمانی مشخص است. به طور خلاصه می‌توان گفت مدیریت زمان روشی است برای:

• استفاده اثربخش از زمان
• ارتقای کارایی زمان
• برنامه‌ریزی
• و در یک کلام افزایش بهره‌وری

مدیریت زمان مزایای زیادی برای هر فرد به دنبال دارد مانند:

_ افزایش موفقیت و رضایت شغلی

_ کاهش فشار روانی و استرس

_ افزایش کارایی فرد برای سیستم

_ افزایش کیفیت زندگی فرد

_ و..‌.

اما برخی مدیریت زمان را مدیریت و استفاده مفید از زمان های مرده می دانند و اینگونه توضیح می دهند که:

بررسی ها نشان می دهد که هر انسان به طور میانگین یک سوم عمر خود را می خوابد بنابراین می توان گفت یک فرد ۷۰ ساله حدود ۹۱۲۵ روز از زندگی خود را خوابیده است.

همچنین محاسبه زمان استراحت، تفریح، تغذیه، بهداشت، کارهای احتمالی و پیش آمدها مانند خرید کردن، رفت و آمدها و… نشان می دهد که هر فرد ۵۶ درصد از عمر خود را صرف کارهای این چنینی خواهد کرد و در یک عمر ۷۰ ساله فقط ده درصد یعنی ۵ونیم سال زمان برای انجام کارهایی با هدف رشد شخصی دارد.

حال اگر فردی شاغل باشد و روزانه ۸ ساعت از زمان خود را صرف کار و اقتصاد کند این زمان محدودتر نیز خواهد شد.

معمولا افراد بعد از خواندن این محاسبه ها نگران می شوند، اضطراب به سراغشان می آید و تصمیم می گیرند کمتر بخوابند، امور روزمره را محدود کنند و زمان را صرفه جویی کنند تا وقت بیشتری برای کارهای مفیدتر باقی بماند.

اما اشتباه همینجاست!

بحث اشتباهات رایج در مدیریت زمان از همینجا شروع می‌گردد. هنگامیکه که افراد به دنبال نگرانی برای اتلاف وقت و عمرشان، نیازهای طبیعی و ذاتی خود را فراموش می‌کنند و تمام انرژی و هدف خود را در جهت صرفه جویی زمان می گذارند فارغ از اینکه بدن هر فرد روزانه به ۷ تا ۸ ساعت استراحت نیاز دارد و نمی توان نخوابید! کمتر خوابیدن هم باعث ضعیف شدن بدن و در طولانی مدت کاهش انرژی و توان فرد می شود.

همچنین نیاز به خوردن، تفریح کردن و… هم نیازهای اساسی و بااهمیتی است که نمی توان از آنها صرف نظر کرد و محدودکردن و فاکتورگرفتن از این نیازها سبب مشکلات جسمی و روانی برای افراد خواهد شد.

از طرفی دیگر کار و فعالیت اقتصادی هم بخش غیرقابل انفکاک از زندگی ما انسانها است و پایه مهم زندگی ماست پس قابل حذف نیست و ناچاریم به صرف زمان برای این بُعد از زندگی.

توجه داشته باشید که هیچ یک از نیازهای بالا قابل حذف نیست، قابل کم کردن هستند مثلا می توان به جای ۷ ساعت خواب ۶ ساعت خوابید و یا به جای زمان زیاد صرف کردن برای پختن غذاهای سالم و خانگی از فست فود و یا غذاهای رستورانی استفاده کرد اما باید توجه داشت که این کم کردن خارج از توان در دراز مدت ضرر های فراوان و راندمان عملکرد پایین برای فرد به دنبال خواهد داشت.

اشتباه رایج در مدیریت زمان

پیشنهاد می‌کنیم مقاله مربوط به وبینار 10 راهکار برای حذف استرس امتحان را مطالعه کنید.

و اما برای کاهش اشتباهات رایج در مدیریت زمان چه باید کرد؟

بهتر است برای مدیریت بهتر زمان تمرکز خود را روی موارد مفیدتری بگذاریم. سعی کنیم از همان زمان باقی مانده حداکثر استفاده را ببریم. راهکارهای مختلفی وجود دارد، ما اینجا به چند نکته مهم و کلیدی به صورت خلاصه خواهیم پرداخت.

_ افزایش بازدهی عملکرد

• برای افزایش بازدهی عملکرد لازم است عوامل حواس پرتی (فضای مجازی، پیام و ایمیل و…) خود را کنار بگذارید. در این عصر شلوغ و پر سروصدا، خاموش کردن ذهن کار سخت و بزرگی است. با رشد اینترنت و فراگیر شدن شبکه‌ ‌های اجتماعی جذاب و فشارهای کاری، ذهن انسان‌ها آرامش گذشته را ندارد. کنترل این عوامل کمک بسیاری به افزایش بازدهی عملکردتان خواهد کرد.

• از انجام چندکار همزمان پرهیز کنید.

• محیط را برای موفقیت فراهم کنید. ایجاد محیطی که بتواند بازدهی و بهره‌وری بالای یک فرد تاثیر بگذارد بسیار ضروری است.

_ افزایش کیفیت کاری

ارزیابی مرتب میزان کیفیت کار خود، و برطرف کردن آنچه باعث کاهش میزان کیفیت کار شده می تواند بسیار مفید و کمک کننده باشد. از آن غافل نشوید!

_ افزایش تمرکز

شما زمانی می توانید در مسیر درست حرکت کنید که روی آن کار تمرکز داشته باشید. زمانی که تمرکز نداشته باشید راندمان عملکرد شما پایین می رود. بنابراین عواملی که باعث عدم تمرکزتان می شود را شناسایی کرده و آنها را رفع کنید تا بتوانید تمام انرژی و حواس خود را روی کار موردنظرتان متمرکز کنید.

_ اولویت بندی

گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیت‌ ها زیاد است و نمی‌دانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم. یا کدام را در اولویت قرار دهیم. من می‌خواهم درس بخوانم و بهترین معدل را در پایان دوره کارشناسی بگیرم. دغدغه‌ی کنکور ارشد را هم دارم و می‌بینم فرصت کافی برای آن ندارم. شنیده‌ام که پس از دوران دانشجویی فرصت مطالعه خیلی کمتر است و دلم می‌خواهد از همین دوران برای یادگیری و توسعه دانش خودم هم استفاده کنم. از طرفی برای تامین هزینه‌ی تحصیل و همینطور کسب تجربه، کار هم می‌کنم یا می‌خواهم بکنم. احساس می‌کنم همه اینها هم در یک اولویت هستند و مهم هستند یا اگر اولویت‌های آنها با هم فرق دارد، دانش یا شجاعت این اولویت بندی را ندارم.

شبیه همین ماجرا هم برای مدیری پیش می‌آید که هم می‌خواهد جلسات برون‌سازمانی را با دقت و کیفیت خوب برگزار کند. هم اصرار دارد که بازدیدهای منظم و دوره‌ای در داخل شرکت داشته باشد. هم علاقمند است برای همسر و فرزندانش وقت بگذارد و از سوی دیگر، از دانش و تکنولوژی روز هم عقب نماند.
اولویت‌بندی، مهارتی ضروری اما بسیار دشوار و چالش برانگیز است که در بسیاری از مواقع، ما را ترغیب می‌کند که با استفاده از مدیریت زمان و مهارت‌های مشابه، ظرفیت و توانمندی خود را افزایش داده و صورت مسئله را پاک کنیم. بنابراین الویت بندی کردن کارها شما را به سمت مدیریت بهتر زمان هدایت می کند.

درآخر توجه داشته باشید که مدیریت زمان صحیح، مدیریتی است که ما را از استرس و نگرانی دور و به آرامش برساند.

به امید موفقیت همه شما عزیزان

اشتباه رایج در مدیریت زمان