اصول اولویت‌بندی صحیح کارهای روزانه

کلیه فعالیت‌های روزانه را می‌توان بر اساس دو شاخص اصلی تقسیم‌بندی می‌شوند: اهمیت و ضرورت (فوریت). پس کلیه فعالیت‌های ما به 4 دسته تقسیم می‌گردد.

الف: کارهای اورژانسی! (فعالیت‌های مهم و فوری)

این فعالیت‌ها، علاوه بر اهمیت بالایی که دارند، از نظر زمانی نیز دارای محدودیت بوده و باید در یک بازه زمانی مشخص انجام پذیرند. من به این کارها می‌گویم: کارهای دقیقه 90 یا “کارهای اورژانسی”

عدم اقدام به موقع در این نوع فعالیت‌ها برای شما بسیار گران تمام خواهد شد. به همین دلیل معمولا افراد مختلف، اینگونه فعالیت‌ها را به هر قیمتی انجام داده و نیازی به برنامه‌ریزی خاصی وجود نخواهد داشت.

کارهای اورژانسی (دقیقه 90) معمولا از کیفیت لازم برخوردار نیستند.

این کارها عمدتا استرس‌زا می‌باشند.

ب: توفیق اجباری! (فعالیت‌های غیرمهم و فوری)

برخی کارها زمان مشخصی برای انجام دارند اما از اهمیت خاصی برخوردار نیستند. به عنوان برخی دروس دانشگاهی در آینده شغلی دانشجو هیچ تاثیری ندارند. گاهی اوقات برای گرفتن برخی تاییدیه‌ها، باید در یک دوره آموزشی شرکت کنید اما در این دوره مطلب جدید و مفیدی یاد نمی‌گیرید. این فعالیت‌ها به دلیل اضطرار زمانی که دارند، نقش مهمی در مدیریت زمان نداشته و صرفا به جهت ضرورت، مجبور به پرداختن به آن‌ها هستیم./ انتشار اولین نسخه نرم افزار مدیریت زمان به روش RPM

به نظر من بهترین راه برای مدیریت این نوع از فعالیت‌ها، تفویض کردن آن‌ها به دیگران است.

ج: فرصت‌های طلایی! (فعالیت‎های مهم و غیرفوری)

در مقابل کارهای نوع قبل، برخی فعالیت‌ها از اهمیت بسیار بالایی برخوردارند اما هیچ اضطرار زمانی برای انجام آن‌ها وجود ندارد. گاهی ممکن است این کارها اصلا زمان خاصی نداشته باشند و یا ممکن است زمان تعیین شده برای آن‌ها فاصله زمانی زیادی با امروز شما داشته باشند. من به این کارها می‌گویم: “فرصت‌های طلایی”. در واقع این فعالیت‌ها، وجه تمایز افراد موفق می‌باشند.

این فعالیت‌ها با وجود اینکه از اهمیت بسیار بالایی برخوردار هستند، اما معمولا به دلیل اینکه فشار زمانی خاصی بر روی ما ندارند، به راحتی مورد غفلت قرار می‌گیرند.

بهترین مثال از یک فرصت طلایی، درس خواندن از ابتدای ترم است. وقتی شما در ابتدای ترم تحصیلی هستید، خواندن دروس و تمرین کردن آن‌ها، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است اما چون تا زمان شروع امتحانات زمان زیادی باقی مانده است، معمولا از پرداختن به آن‌ها غفلت می‌کنید.

همیشه به یاد داشته باشید:

عمده موفقیت‌ها، مدیون بهره‌گیری از فرصت‌های طلاییو انجام به موقع آن‌ها می‌باشد

در واقع یکی از رازهای مهم کسب موفقیت، انجام به موقع کارهای مهم بدون اضطرار زمانی است. شاید همه دانشجویان بلاخره مجبور خواهند شد دروس خود را یاد بگیرند، اما گاه این اتفاق وقتی می‌افتد که معدل فرد در دانشگاه خراب شده و بسیاری از فرصت‌های مناسب شغلی خود را از دست داده است. شاید آن زمان، یادگیری دیگر تاثیر زیادی در موفقیت فرد نداشته باشد. به یاد داشته باشید:

اشک‌هایی که در هر شکست ریخته می‌شود، در واقع همان عرق‌هایی است که برای کسب موفقیت ریخته نشده است.

نکته بسیار مهم دیگر این است که وقتی شما کار مهم و غیر ضروری را انجام ندهید، پس از گذشت مدت زمانی، این کار اضطرار زمانی پیدا کرده و به کار مهم و فوری (اورژانسی) تبدیل خواهد شد، یعنی تولید نگرانی و اضطراب.

پس تمام تلاش خود را انجام دهید تا کارهای مهم و غیرضروری (مثل انجام به‌موقع کارهای اداری، انجام پروژه‌‌های درسی در برنامه زمانبندی آن و  . . . ) را در زمان خود انجام داده و موفقیت خود را تضمین کنید.

د: راهزنان زمان! (فعالیت‌های غیرمهم و غیر فوری)

طبیعتا دسته چهارم کارها مربوط به اموری هستند که نه از اهمیت خاصی برخوردارند و نه از نظر زمانی محدودیتی برای شما ایجاد می‌کنند.

ممکن است بگویید پس حتما اینگونه فعالیت‌ها اهمیت زیادی در زندگی ندارند و نیاز به بحث و بررسی خاصی هم ندارند. اما واقعیت چیز دیگری است.

متاسفانه معمولا عمده وقت افرادی که در زندگی موفقیت چندانی کسب نمی‌کنند، معطوف اینگونه فعالیت‌ها می‌گردد.

تمام فعالیت‌هایی از این دست، راهزنان زمان ارزشمند شما هستند. اگر به زندگی روزانه خود نگاهی بیندازید، خواهید دید بخش نسبتا زیادی از وقت ما با این فعالیت‌ها از بین می‌روند و اتفاقا هرگاه این فعالیت‌ها را کنترل می‌کنیم، موفقیت‌های ما بیشتر و بیشتر می‌گردند.

شما برای کنترل فعالیت‌های غیرمهم و غیرضروری، باید برنامه مشخصی داشته باشید و زمان‌های مشخصی را برای پرداختن به آن‌ها در نظر بگیرید./ انتشار اولین نسخه نرم افزار مدیریت زمان به روش RPM

نکته مهم:

شما باید زمان مورد نیاز برای بهره‌گیری از فرصت‌های طلایی (فعالیت‌های مهم و غیرضروری) را با حذف و یا کاهش راهزنان زمان (فعالیت‌های غیرمهم و غیرضروری) بدست آورید.

چکیده ماتریس مدیریت زمان:

مدیریت زمان به روش RPM

Results

   purpose

      Massive Action

 یکی از اشتباهات در مدیریت زمان، وابستگی شدید به لیست کارهای روزانه است. به یاد داشته باشید که اولویت اصلی، اهداف و نتایج شما از فعالیت‌های مختلف است. پس همیشه به دنبال این باشید که با روش‌های خلاقانه، بتوانید ساده‌تر و لذت‌بخش‌تر به اهداف خود دست پیدا کنید.

ابتدا به دنبال نتایج مورد نظر خود باشید. سپس مراقب باشید فراموش نکنید هدف شما از این نتایج چیست و در گام آخر، مجموعه اقدامات مورد نیاز برای تحقق نتایج را دنبال کنید.

پس در مدیریت زمان، اصل اولیه دستیابی به موفقیت و رسیدن به نتایج است.

لینک دانلود نرم‌افزار:

دانلود نرم‌افزار اندروید مدیریت زمان به روش RPM

لینک دانلود از کافه بازار:

دانلود نرم‌افزار مدیریت زمان به روش RPM از بازار

ویژگی‌های این نرم‌افزار:

در این نرم افزار اولویت با ثبت کلیه کارها بدون درج اولیه روز، ساعت و جزییات است. یعنی کلیه کارهای شما در صفحه ابتدایی (عمومی) درج میگردد.
برتری این ویژگی را نسبت به سایر نرم افزارها، در کار طولانی مدت خود با آن مشاهده خواهید کرد.
شما پس از ثبت کارها، و در صورت تمایل میتوانید آن ها را در روزهای مورد علاقه خود، اختصاص داده، ساعات آن را مشخص کرده و نوع کار را تعیین کنید.
نرم افزار قادر است کارهای شما را بر اساس اولویت آن ها، یا بر اساس زمان آن ها، مرتب نماید.
ویجت نرم افزار نیز به شما کمک خواهد کرد کلیه فعالیت های روز خود را به راحتی مشاهده کنید.
(ویجت قابلیت نمایش ماهانه را نیز دارد.)

انتشار اولین نسخه نرم افزار مدیریت زمان به روش RPM